マンション理事長になった私 （第3回） 議事録や管理組合の収支
マンション理事会の話し合いはスムーズに進むことはなく、あちこち飛ぶこともあるので議事録作成は大変です。今回は管理組合の収支についても説明します。
（前回記事：タバコが臭い、足音を注意して…… マンション理事長に集まる苦情や要望 ＃2）
理事会での話し合いはスムーズに進むことはなく、話があちこち飛ぶこともあるので議事録の作成は大変です。話が脱線したら元の議題に戻すのも理事長の仕事。長年の居住者が「マンションの歴史」を語りだすことが多く、ためになる話もありますが、脱線してしまうことも多いです。雑談ばかりする人もいます。手間はかかりますが、理事会の趣旨に戻すため「議案」を前もって作っておくのは大切だと思いました。
議案、議事録
マンションの理事には理事長、副理事長、会計、書記などがいます。町内会、古紙回収、監事、防犯カメラ、駐輪駐車場などに関する仕事があり、これらを兼任の理事もいます。
理事会では前回から今回の理事会まで何があったのかを報告する会議です。管理会社からの報告、居住者からの苦情、提案などについても話し合います。手間はかかりますが、理事会の数日前までに議案をまとめておきます。
管理会社とは主にメールでやり取りしていました。このメールを読みながら議案を作り、当日に配布してそれを見ながら説明します。マンションの共有部分が壊れて緊急性が高い修理が報告されたら、工事を承認します。緊急性がない工事、居住者からの新設の依頼などがあれば業者から見積もりを入手し、理事会の議案にします。
理事会後は解決したこと、次回までにしておくことなど話し合いの結果を議事録に残します。議事録に残すのは書記の仕事。最初に議案を作っておくことで書記も議事録を作成しやすくなるようで、数日で議事録が完成します。
会議の内容は時間がたつにつれて忘れてしまうので、記憶が新しいうちに議事録を残しておくことは大切です。話し合った内容を箇条書きにするだけではなく、提案された意見も書きます。居住者の中には管理組合の仕事を細かく確認する人がいます。
管理組合の収支
管理組合の収支についても説明しましょう。毎月決まった日までに居住者から管理費が振り込まれます。月末までに通帳の記帳、管理費の入金漏れがないかをチェックするのも仕事の一つです。年に1度まとめて管理費を振り込む居住者もいます。自動振替にしているのか、変更前の管理費をずっと振り込んでいる居住者もいます。
残念ですが、管理費の振り込みを忘れる居住者がいます。数か月続いたら督促しますが、私は管理会社にお願いしていました。
管理する側としては毎月の期日までに一か月分を振り込んでいただくのが管理しやすいそうです。
マンションの管理組合の収入は、管理費（修繕積立費を含む）、専用庭使用料、駐輪駐車場使用料、古紙回収料（古新聞などを回収すると重量に応じて自治体から数千円振り込まれます）、勘定科目がほとんど決まっています。
支出の方は修繕積立費への振替、管理会社への委託管理費、公共料金、建築設備点検（年に1度）、新聞図書費（マンション管理の冊子）、町内会費、消耗品費（コピー用紙、トナー、文房具）など。こちらも勘定科目がほぼ決まっています。
収入と支出はほぼ決まっていますが、会計の仕事は責任と負担が大きく、会計報告を作成するのは時間がかかります。このような事情で、会計報告書は管理会社が作成する方式を採用しています。
会計報告は半年に1度あります。中間決算報告書をチェックしますが、毎年1回開催する「通常総会」で居住者に正式に報告されます。（続く）